نظم إدارة المحتوى المؤسسي (أنظمة إدارة المحتوى في المؤسسة) هي أنواع تقنيات البرامج القابلة للتطبيق على نطاق واسع في إدارة وتخزين واسترجاع وحماية المعلومات غير المهيكلة التي ترتبط مباشرة بإدارة العمليات التجارية في أي منظمة.
بعض الخلط بين أنظمة ECM و أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). ينشأ الخلط بين هذه التعريفات بسبب حقيقة أن EDMS في كثير من الأحيان ، بالإضافة إلى وحدات إدارة مستندات المؤسسة ، تتضمن بعض ميزات ECM. كما ، على سبيل المثال ، تفاعل الموظفين في إعداد الوثائق. في مثل هذه الحالة ، من الممكن تمامًا مناقشة توسيع الوظائف لنظام ECM.
الفرق الرئيسي بين نظام ECM و EDMS هو أنه بالإضافة إلى إجراء إدارة المستندات الإلكترونية للمؤسسة ، فإن أنظمة ECM تخلق مساحة معلومات واحدة لجميع مستخدمي المؤسسة ، بالإضافة إلى توفير أتمتة العمليات التجارية.
بفضل استخدام أنظمة إدارة المحتوى في المؤسسة ، يتم تحسين موارد العمالة وتخفيض التكاليف التشغيلية للمؤسسة بشكل كبير.
عادة ، تتضمن أنظمة إدارة المحتوى في المؤسسة الأقسام الفرعية التالية (الوحدات) ، والتي يتكامل كل منها مع باقي الأقسام الفرعية ، ويمكن أن توجد أيضًا بشكل منفصل.
وفيما يلي بعض منها:
- وحدة إدارة الوثائق الإلكترونية في المؤسسة ؛
- وحدة دعم العمليات التجارية ؛
- وحدة إدارة محتوى الويب لموقع ويب الشركة أو البوابة الإلكترونية ،
- وحدة إدارة المحتوى الإعلامي ؛
- وحدة إدارة المعرفة ؛
- وحدة التحكم في الوصول إلى المحتوى ، وتوفير المعلومات اللازمة بغض النظر عن الزمان والمكان.
يتطلب كل قسم من الأقسام الفرعية مهارات معينة. على سبيل المثال ، تتطلب إدارة محتوى الويب لموقع ويب الشركة أو البوابة الإلكترونية معرفة محددة بإدارة موارد الإنترنت ، وتتطلب وحدة إدارة المستندات الإلكترونية للمؤسسة تفاصيل عن الحركة الداخلية للمستندات.
تجمع أنظمة ECM بين محتوى المستندات والجوانب الإدارية للمؤسسة ، مما يخلق بيئة واحدة لإدارة المستندات ، ويقلل من عدد أنشطة العمل لتنفيذ مهام العمل. وبالتالي ، يصبح محتوى الشركة متاحًا لأولئك المستخدمين الذين يحتاجون إليه للعمل بسرعة وعالية الجودة.
